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Arbeitnehmer- und Bewerberdatenschutzklärung

Arbeitnehmerdaten

Midas erhebt, verarbeitet und nutzt Beschäftigtendaten, die im Rahmen der verschiedenen Phasen eines Arbeitsverhältnis, d.h. zur Begründung, Durchführung und Beendigung erforderlich sind. Es werden ausschließlich Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, die für den zukünftigen Verlauf des Arbeitsverhältnisses von Bedeutung sind.

Bewerberdaten

Der wesentliche Sinn eines Vorstellungsgesprächs bzw. eines Bewerbungsverfahrens insgesamt besteht für den Arbeitgeber darin, den Arbeitnehmer kennen zu lernen und sich von diesem ein umfassendes Bild zu machen zu können.

Während des Bewerbungsverfahrens fallen vielfältige bewerberbezogene Daten an. Dabei handelt es sich um des Bewerbers (z.B. Name, Kontaktdaten, Alter, Beruf des Betroffenen), Daten zu Qualifikation des Bewerbers (Zeugnisse, Sprachkenntnisse usw.), Daten zu sog. Soft Skills des Bewerbers (die z.B. im Vorstellungsgespräch bekannt werden) sowie um Bestandteile aus dem übersandten Lebenslauf (z.B. Interessen des Bewerbers, Hobbies, Freizeitaktivitäten). Wird ein Foto übersandt, ist dieses ebenfalls Bestandteil der personenbezogenen Daten des Erwerbers.

a) Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Bewerberdaten
Sofern es sich bei den oben genannten Daten um personenbezogene Daten handelt, erhebt Midas diese nur soweit sie erforderlich für die Entscheidung über die Begründung des Arbeitsverhältnisses mit dem Betroffenen sind.

b) Dauer der Speicherung von Bewerberdaten

(1) Bewerbungsverfahren
Bewerberdaten werden von Midas während des Bewerbungsverfahrens, also bis zur Entscheidung über die Einstellung, erhoben, verarbeitet und genutzt.

(2) Abgelehnte Bewerber
Die personenbezogenen Daten eines Bewerbers, der in einem Bewerbungsverfahren abgelehnt wurde, werden bei Midas für einen Zeitraum von fünf Monaten nach Mitteilung der Ablehnung an den Bewerber aufbewahrt.

(3) Eingestellte Bewerber
Bei einem erfolgreich durchlaufenen Bewerbungsverfahren werden die Bewerbungsunterlagen für die Dauer des Arbeitsverhältnisses gespeichert. Die Bewerbungsunterlagen werden somit Teil der Personalakte, um zu gewährleisten, dass bei neuen Anforderungen an den Arbeitnehmer eine Prüfung seiner Eignung anhand der Bewerbungsunterlagen erfolgen kann.

c) Löschung von Bewerberdaten
Nach Ablauf der fünfmonatigen Speicherfrist der personenbezogenen Daten, werden die Daten abgelehnter Bewerber gelöscht. Das beinhaltet alle vom Bewerber eingereichten Bewerbungsunterlagen, sowie Personalfragebögen und Aufzeichnungen von Personalverantwortlichen. Dies bezieht sich auf alle elektronisch gespeicherten Daten. Bewerberdaten in Papierform werden, sofern sie auf eine Stellenausschreibung erfolgten, an den Bewerber zurück gesandt. Bewerbungsunterlagen aus Initiativbewerbungen werden, sofern ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist, zurück gesandt, ansonsten vernichtet.

Während der fünf monatigen Speicherungsfrist hat allein die Personalabteilung Zugriff auf die gespeicherten Daten.

d) Talentpool abgelehnter Bewerber
Unterlagen abgelehnter Bewerbungen können für Midas interessant sein, etwa weil die Ablehnung lediglich mangels geeigneter Vakanz erfolgt, aber eine solche sich in Zukunft möglicherweise ergeben kann und der Bewerber auf diese genau passen würde. Daher ist es für Midas interessant, die Daten einiger abgelehnter Bewerber aufzubewahren, um sie auf diese zu einem späteren Zeitpunkt nochmals ansprechen zu können. Aus diesem Grund werden möglicherweise einige Ihrer Bewerberunterlagen, d.h. die personenbezogenen Daten, Ihre ausdrückliche schriftliche Einwilligung vorausgesetzt, bei Midas gespeichert. Midas wird Sie bei einer Bewerbung, die abgelehnt wird, auf dem von Ihnen vorgesehenen Kommunikationsweg, um Einwilligung zur Aufnahme ihrer Daten in den Midas-Talentpool bitten und zu diesem Zweck den Vordruck einer Einwilligung zukommen lassen. Nur wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Speicherung Ihrer Daten geben, werden wir diese aufbewahren und können dann gegebenenfalls zu einem späteren Termin auf Sie zukommen. Ihre in den Midas-Talentpool aufgenommenen Daten werden spätestens nach Ablauf von 2 Jahren gelöscht. Davon unabhängig haben Sie die Möglichkeit, ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft schriftlich oder elektronisch zu widerrufen.

Wenden Sie sich hierzu bitte an:
Midas Pharma GmbH
- Datenschutzbeauftragter –
Rheinstraße 49
D-55218 Ingelheim am Rhein E-Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

e) Datenübermittlung an Dritte
Ihre personenbezogenen Daten übermittelt Midas an Dritte. Dies geschieht aber nur dann, wenn Sie ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder eine gesetzliche Übermittlungsbefugnis vorliegt. Eine Übermittlung findet in jedem Fall nur dann statt, soweit kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse Ihrerseits der Übermittlung entgegenstehen.

 

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Applicant Data Protection Statement

employee data

Midas raises, uses and processes employee data, which are used for the purpose of establishing, maintaining and terminating of working relationships. Thus, all data that are necessary for the future course of the working relationship, are being collected by Midas.

applicant data

The purpose of an job interview is it to get to know the applicant. During such job interviews all kind of personal data are brought to the attention of Midas. These data are raised, used and processed by Midas. The personal data comprise of the particulars of the applicant such as but not limited to the kind of data which came up during a job interview are e.g. name, contact data, age, job, languages, certificates, soft skills and also parts of the c.v. (personal interests, hobbies…). A photo is also a part of personal data concerning the applicant.

a.) raising, using and processing of the applicant data

Midas only collects data, which are necessary for the establishment of the employment of the applicant.

b.) saving time of data

(1) Applicant data

Personal data of applicant are saved by Midas only until the decision of the recruitment of the applicant.

(2) Rejected applicants

Personal data of applicant are saved for a period of five months after informing the applicant about his rejection.

(3) Adjusted applicants

After a successful recruitment, the job applicant data are saved for the term of the employment. Thus, the applicant data are going to be part of the personnel file in order to check his suitability concerning new requirements.

c.) deletion of the applicant data

After five months, the data of rejected applicants are going to be deleted. This applies to all electronically saved personal data of the applicant. The application documents in paper will be sent back to the applicant, but only if the application was not an unsolicited application. Within this time, only human ressources devision has access to these data.

d.) talent pool of rejected applicants

Rejected applications could be interesting for Midas in future. Thus, it is interesting for Midas to save some of the applicant personal data. For this reason, if you expressly agree, probably your applicant data are saved by Midas. The statement of consent will be sent to you, if your application is rejected. Only if you return the signed statement of consent. your data are going to be saved.

e.) Data transmission to third parties

Your personal data are going to be transmitted to third parties, but only if you expressly agree or there is a legal authorization. The transmission is only performed, if your protectionable interests are ensured. Midas ensures, that a appropriate protection level is granted.

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